Thoughts about our website

(The first one to take the opportunity to guest blog is Almut Kelber.)

It may really be useful to discuss the website in the blog. The homepage seems to be difficult to optimize because different people have different needs. Teaching pages need to be accessible for schools but also for present students and for teachers. It can have advantages to hide internal pages a little better.

Concerning research pages, it seems specifically important to me that people from outside can find us, and this is both the public, colleagues from elsewhere, and potential PhD students. To start with, it is still easier to find people on our pages than on many other university pages. We are quite easily found via google. Google Christer Löfstedt, and the Pheromone resaearch page comes up first. That could be a goal for all our research pages.

In addition, it seemed a good goal that each employees should have a personal homepage, and that seems to be an ongoing project. So one of Machteld’s ideas can probably be implemented quite easily. These personal homepages very often exist already on the research group pages, but they need to be linked to a department ”personal” page (usually these pages have subdivisions such as Staff, post-docs, PhD students etc). And my guess is that this will cause some work and more importantly coordination. If, for instance, one of the PhD students in our group finishes, his or her page disappears after a while and will then be found on an alumni list. We would have to tell the person looking over the department personal list if we make such a change. A personal list that is not updated is worse than no personal list.

Getting a subject list to work seems wonderful but even more difficult, and time-consuming. So if it should work, somebody has to first have a very good plan for it….

Generally, I think our department page is much better than many others although there are certainly always ways to improve it….

Written by Almut Kelber
Det här inlägget postades i Kommunikation, Webb. Bokmärk permalänken.

KOMMENTARER

  1. Points well taken and what a positive attitude Almut! I think that with all the good ideas floating around and with some flexibility it should be possible to meet most of the different needs.

    And things are improving. We are under way – but have to speed up! Making everybody providing the necessary information for a personal homage has taken forever – but the effort initiated in September has been rather successful . You can not provide links to non-existing pages. In general I am not so interested in learning that certain things can not be done because of various limitations. I am more interested in how they can be done, how obstacles can be circumvented and at what cost. All the possible things have already been done, so let´s do the impossible!

  2. Det är bra att det kommit igång en diskussion angående institutionens webb. Detta är inget nytt ämne utan frågorna har varit uppe från och till i institutionens IT-grupp där jag ingår tillsammans med mina IT-kollegor varav de flesta representerar olika avdelningar på institutionen.

    Jag har hittills inte haft tillfälle att jobba med funktionerna i institutionens webb tyvärr, men skulle gärna göra detta om jag fick en rimlig möjlighet. Jag har därför följt den nu aktuella diskussionen med intresse och ser att många av de önskemål som finns liknar de jag själv haft angående webben. Rent tekniskt ser jag inga stora hinder att länka samman LUCAT, LUP, och liknande databaser, med en egen på ett intelligent sätt och att därigenom få en möjlighet att ha en ständigt uppdaterad personalwebb där man enkelt finner personal, olika grupper, aktiviteter, etc.

    Som ett försök att få igång en diskussion tidigare, och visa exempel på vad som relativt enkelt går att göra, konstruerade jag t.o.m. ett enkelt verktyg, ”LDAPTool.hta”, och mejlade ut det till anslagstavlan. Med verktygets hjälp får man enkelt ut en lista över institutionens personal, eller rumsnummer, vem som har ett visst telefonnummer, avdelningstillhörighet, etc, etc, på hela LU. Jag har fått en enda kommentar angående verktyget hittills; ”…fungerar det alltså inte med en Mac?…” var den, sååå akademisk 😉

    Givetvis är detta ett mycket enkelt verktyg, men likväl kraftfullt och användbart, vilket jag hoppas att åtminstone någon upptäckt. Givetvis så går det att göra mycket bättre på webben och givetvis så kommer det där att även fungera på Mac 🙂 Idag är det begränsat till de data som finns i LUCAT, dvs det finns inga foton på personer, ingen presentation, ingen information om grupper, ja inte ens standardiserade titlar, så nej det går inte att få fram en lista på alla professorer idag enkelt.

    Det skall givetvis vara enkelt att leta upp enskilda personer, var de sitter, deras telefon och mobil samt mailadress. Detta fungerar redan bra med mitt verktyg, dock inte på webben ännu. Det skall även vara enkelt att hitta forskargrupper, styrelse, studierektorer, professorer, doktorander, TA, m fl ”grupper” som vi själv kan definiera fritt och dynamiskt. Detta går inte idag, men tillhör inte omöjligheterna. Om jag vill skicka ett mail till alla doktorander i Biologihuset, eller alla medarbetare i en viss forskargrupp så blir detta möjligt. Var och en uppdaterar själv sin grupptillhörighet, sitt foto, etc, och det finns information som bara är tillgänglig för institutionen, osv.

    Jag har många idéer kring det här men jag vill inte tråka ut alla med fler detaljer här i bloggen. Frågan har som sagt redan varit uppe till diskussion i IT-gruppen. Jag ser också många fler möjligheter och utvecklingsvägar om jag nu får en möjlighet att arbeta med dem.

    Lennart

  3. I min enkla (alltför enkla?) värld behövs

    1. En lista på institutionens personal.

    Denna kan lätt genereras ur Primula och antagligen exporteras till ett excel-ark. Samma excel-ark kompletteras sedan manuellt med personer som har hemortsrätt på institutionen men inte är anställda (stipendiater, emeriti, gästforskare). Detta register ägs och uppdateras av exempelvis våra personalsamordnare (informationen finns redan). För att bli registrerad som emeritus krävs ett giltigt emerituskontrakt, för att bli inlagd som gästforskare/extern stipendiat krävs lämpligen ett intyg från ansvarig enhetschef/forskargruppsledare.

    2. En ”godkänd personlig hemsida” för all personal

    För att exponeras på webben och göras sökbar krävs att personen i fråga dessutom har en ”godkänd” hemsida, utformad enligt gällande mall. I själva verket är detta ett rimligt krav på varje anställd och det borde även vara ett krav för att man skall föras upp på listan som något annat än anställd. ”Sorry but if you do not have a personal homepage then you do not exist. At least not on the Biology Department Web”.

    Personallistan (namn) kompletteras således med hemsidesadressen för respektive person.

    3. En hemmasnickrad websida med klickbara personallistor

    Med tillgång till denna lista är det väl bara för någon med den webb-ansvarigas mandat att snickra ihop en sida med klickbara namn, sorterade i lämpliga kategorier (Faculty, Technical and administrative staff (med underkategorier), PhD students, Post docs, Researchers, Emeritii, Affiliated eller något motsvarande)?

    LUs webverktyg duger säkert inte för att göra en sådan sida men en kunnig person (inte jag) borde väl kunna snickra ihop en sida som ser ut som en LU-sida men som fungerar enligt önskemålen? Sidan bör naturligtvis innehålla en sökfunktion, en ruta i vilken man kan skriva Lennart Okla och sedan hamna på Lennarts hemsida?

    Hur svårt kan det vara?

    Glöm länkningar till LUCAT etc. Om någon finner informationen i LUCAT användbar så kan dom länka på sina personliga hemsidor men för att göra den klickbara namnlistan behövs inte denna information. Eller underskattar jag svårigheterna? Jag är inte själv kunnig i hemsidesnickrandets konst. LUCAT behövs för våra passerkort m m men i det nu aktuella sammanhanget är det systemet bara en barlast.

    4. En fungerande rutin för uppdatering

    När väl sidan/sidorna är på plats med en sökfunktion så behövs också en ”kokbok” för uppdatering. Det är ju angeläget att en ny medarbetare med en aktuell hemsida snarast läggs till den sök- och klickbara listan (om det inte rör sig om en tillfällig medarbetare). Om någon ligger kvar en tid efter avslutad anställning är däremot inte så farligt men naturligtvis bör listan rensas några gånger per år.

    Själva uppdateringen av sidorna borde inte kräva någon speciell IT-kompetens, bara en manual och lite vana. Men det är en viktig arbetsuppgift och det är viktigt att den utförs regelbundet och noggrant.

    Vill man sedan bygga vidare på detta koncept, få alla medarbetare att ”tagga” sina sidor med exempelvis nyckelord (en lista på hur många?) och utforma en sökfunktion som identifierar alla som arbetar med Sensory Biology så borde väl inte heller det vara så omöjligt? Man kunde kanske rent av göra en lista med nyckelord och klickade man på ett av dessa så startade sökfunktionen och man fick en lista på relevanta personer?

    Nu har jag säkert återuppfunnit hjulet men i så fall är det lite konstigt att vi inte redan har detta hjul i rullning. Jag skulle för egen del finna det mycket användbart och jag inbillar mig att det skulle tillfredsställa många externa besökare också.

    Det sägs att vi skall få en ny LU webb om något eller några år. Men det vet man inte hur det förhåller sig med den saken. Så låt oss göra något med en rimlig arbetsinsats som kan fungera i några år framöver! Hur gör man? Hur lång tid tar det?

  4. Christer, dina önskemål är en bra avgränsning för vad som bör prioriteras. Detaljutformning, layout osv får man arbeta fram under resans gång, givetvis tillsammans med andra, jag talar fortsättningsvis enbart om FUNKTIONERNA, som är den biten jag kan. Ett sådant arbete är inget som någonsin blir ”färdigt”, men det brukar ändå krävas lite tid och en större arbetsinsats i början så allt hinner komma på plats och sjunka in innan arbetet kan börja användas skarpt.

    Du är onödigt negativ mot LUCAT, för en utvecklare är all lättillgänglig information användbar och positiv och kan bara förenkla/förbättra slutresultatet. Det var lite min tanke bakom att göra ett enkelt sökverktyg och maila ut till alla, att ”någon” skulle titta på detta och upptäcka hur användbart det kan vara! Välkommen både du och andra intresserade på en 5 minuters demonstration så skall jag övertyga er 😉 LUCAT (LDAP) kan t ex användas för att autentisera användare till de interna delarna av webben. Då slipper man olika lösenord för olika tjänster som annars är vanligt förekommande vid LU, utan alla kan använda sin LUCAT-Id för att logga in. LUCAT har också mycket användbar information som är enkelt att hålla STÄNDIGT AKTUELL, och en hel del av den kan vi själva förbättra på ett så enkelt sätt att bara komma överens om standarder (kan vara nog så svårt i en akademisk miljö). Ett bra enkelt exempel på detta är att det numera går att hitta var de flesta medarbetare sitter, genom en så enkel åtgärd som att alla skrev in sina rumsnummer på ett standardiserat sätt för ett tag sedan. Genom att standardisera och städa i LUCAT så kan användbarheten öka väsentligt, men det är upp till oss själva att genomföra det. LUCAT är bara en databas, fyller man den med skit, så får man skit ut. Konstigare är det inte, det gäller även något vi skapar själva 🙂

    Av dina punkter så är det den sista som är viktigast för ett hållbart slutresultat. En databas måste gå lätt att underhålla för om den inte är ständigt aktuell blir den snabbt värdelös. Jag tror att det bästa sättet att genomföra detta är att olika personer får behörighet att ändra i olika delar. T ex får var och en själv ändra i sin personliga hemsida, medan bara ett par centrala personer avgör vilka som betraktas som tillhöriga institutionen, etc. Att få till en bra och rimlig funktion här är förmodligen den svåraste uppgiften. Givetvis är det också viktigt att tänka över vilka uppgifter vi behöver och hur de skall samverka, men jag ser att många som uttalat sig redan har en rimlig och bra bild av detta, som stämmer med hur jag har tänkt. Jag tror att dina fyra punkter, eventuellt kompletterat med någon mer, kan vara en bra grund att genomföra i första skedet.

    Det är svårt att ange tiden för ett sådant arbete. Det kan gå kvickt, men det kan också upplevas ta oändlig tid att överbrygga något litet problem. Hur lång tid tar det att få in något i NATURE? Hur gör man, etc 😉 Jag är övertygad om att får jag lägga ner en halvtid, så har vi säkert en fungerade lösning på plats när höstterminen startar. Givetvis kan det också gå fortare, speciellt i en kreativ miljö där flera kan hjälpas åt med utvecklingsarbetet.

    Den nya LU-webben misstänker jag blir något främst för publicister, jag ser inte att funktionalitet som databasfunktioner är det som prioriteras, utan mer åt utseende, färg och layout-hållet, tyvärr.

  5. december 3, 2011 | 4:11 e m | Christer Löfstedt

    Besökte just Biologibibliotekets hemisida och upptäckte att den var ny, snygg och funktionell. Kul och bra.
    Men så tänkte jag att kolla hur det förhöll sig med ”Engelskan” och ”Svenskan”. Länken i överkanten (in English med tjusig flagga i färg) för en fullständigt ur kurs. Är det bara jag som är så dum att jag inte omedelbart inser att den länken för till LUs externa engelska web. Jag tror att det hoppet inte riktigt är vad en beökare på Biologibibliotekets webplats har tänkt sig. Den personen – om han/hon – inte talar svenska var sannolikt ute efter böcker, databaser eller bibliotekets personal. Och borde alltså istället ha klickat på texten In English (i blått i vänstermarginalen). Jag har väldigt svårt att stå ut med sådant och tycker att det är väldigt viktigt att det rensas upp bland länkar och brist på ändamålsenliga länkar på alla våra hemsidor. Annars var som sagt besökte på ”Biologibiblioteket” mest en stämningshöjare. Tack till alla som bidragit och bidrar!

  6. Christer, biologibibliotekets nya hemsida har varit uppe en vecka nu och vi har rättat en hel del småproblem vi upptäckt efter hand. Den länken du tryckte på borde givetvis ha fört dig till den engelska versionen, men så är det inte. Vi har bett om att få ta bort länken, för detta kan vi tyvärr inte göra själva utan sådant görs av LDC – detta är beställt. Även de andra länkarna på översta raden är ett problem tycker jag: Om någon skulle försökt trycka på ”Lättläst” eller ”Anpassa” så skulle de inte fått bibliotekets webb varken i lättläst eller anpassad version utan förmodligen blivit lika förbryllade då. Jag har även frågat om detta men inte fått några svar, men dessa länkar fungerar inte ens på LUs centrala sidor så vi kommer att försöka få bort dem eftersom de inte fyller någon funktion.

  7. Det finns en hel del att säga om LUs webbverktyg. De två allvarligaste problemen är enligt mig:

    1) LUs webbverktyg (OOIS) är en CMS. Som kund har man ingen egen backup utan allt sköts centralt om jag förstår det rätt. Detta innebär även att man oftast inte kan flytta sin site till en annan leverantör. Skulle det bli något fel så är man rökt – man får försöka återställa webben ur minnet. Men detta kan inte hända, det finns backup, osv eller? Tja det hände nyss Tieto…

    http://www.nyteknik.se/nyheter/it_telekom/allmant/article3355166.ece
    http://www.affarsvarlden.se/hem/it_telekom/article3355972.ece

    Detta påverkar inte vår diskussion här och nu direkt, men jag tyckte att det kan vara intressant att reflektera över ändå. Många Tieto-kunder har fått återgå till manuell hantering, bl a bilprovningen. Jag hoppas LUs nya webb lär av detta och hur viktigt det är att inte lämna över all kritisk data till externa leverantörer. Detta gäller givetvis även vår institution ju mer beroende vi blir av en fungerande webb. Om det skulle säga poff här och nu, hur lång tid skulle det då ta för oss att vara uppe igen? Hur länge klarar vi oss utan en fungerade webb, vilken backup har vi, etc? Blir vi mer beroende av webben i framtiden?

    2) Ett annat problem hänger ihop med vår diskussion om personliga hemsidor, personallistor etc. Det finns inte förberett en möjlighet att generera hemsidor som kopplar mot en databas i oois. Detta gör att det är svårt att hålla hemsidan aktuell på ett bra sätt utan att hela tiden lägga ner stora resurser på manuellt arbete. De personliga hemsidor som nu görs är statiska och därmed svåra att hålla ständigt aktuella. De stora resurser som läggs ner för att få de på plats kan inte tillgodoräknas senare utan det blir lika resurskrävande hela tiden. Jag tror det skulle bli bättre att lägga den informationen i en databas i stället, då lägger man ner resurserna i början och kan tillgodoräkna sig dem senare eftersom allt blir enklare att hålla aktuellt. Kompetensen finns till stora delar inom inst., varför inte utnyttja den?

  8. Nu har visst den här diskussionen spritt sig till anslagstavlan också och den börjar bli både yvig och bitvis överdrivet teknisk. För egen del tycker jag att den här typen av diskussioner förs bättre på bloggen än på anlagstavlan. Jag kan inte hålla reda på alla dessa e-brev. En del av nedanstående anknyter till inlägg som e-postats till anlagstavlan:

    Ja, alla anställda (motsvarande; exempelvis post doc stipendiater som stannar mer än några månader) skall ha egna hemsidor enligt ”mallen”. Jag har inte funderat på eventuella repressalier mot dem som inte hörsammar detta och tänker inte skämta vidare om det eftersom då får jag nog en massa upprörda e-brev som jag inte vill ha.
    – Hur får man motsträviga medarbetare att hörsamma denna modesta anmodan utan något övervåld?
    Jag hoppas att vi får en nästan 100-procentig täckning utan en massa vapenskrammel och sedan får vi väl se om X och Y eventuellt utgör något problem. Viss pragmatism alltså.

    Sedan har vi ju faktiskt ett antal andra tillfälliga medarbetare som vi kanske inte skall lägga ner någon större energi på att tvinga fram webbsidor för. Jag menar exempelvis examensarbetare, tillfälliga besökare, m fl som vi kanske inte ens vill ha upp på ”Biologiwebben” – eftersom dessa eventuella hemsidor då bör plockas bort redan om en månad igen då de inte längre är här. Regler och principer är bra och nödvändiga. Sedan behövs en portion sunt förnuft och lite flexibilitet. Jag tycker att det känns som att mycket är på väg åt rätt håll och sedan får vi vara uppmärksamma och uthålliga och se till att det förblir den fortsatta rörelseriktningen.

    För egen del tänker jag inte fortsätta någon alltmer detaljerad och teknisk diskussion varken på bloggen eller på anslagstavlan. Men det kommer ju fram en massa bra förslag så ni som är engagerade får gärna fortsätta (åtminstone för min del). Som prefekt får jag väl försöka identifiera och fördela ansvaret så att det som skall utföras också blir utfört och av rätt person. För tillfället tror jag att vi har idéer så att det räcker men så måste dom omsättas i handling. Och det skall helst gå ganska snabbt och inte kräva alltför mycket av underhåll.

    Mitt enda och sista inlägg på bloggen och mitt enda på anslagstavlan i den här frågan för den här gången.

    Hälsningar

    Prefekten