Igår hade Emma Kritzberg och Johannes Rousk ordnat en struktur- och tidsworkshop med struktören David Stiernholm för institutionens lärarkår.
Efter en lunch på Biskopshuset vandrade vi ner till Universitetshuset i det vackra höstvädret. David skulle lära oss att hur vi kan få struktur i arbetet. Under en dag blir vi utsatta för en hel massa saker som pockar på vår uppmärksamhet. Det kan vara allt från mejl, mötesnoteringar, telefonsamtal till kollegor och idéer.
Det första steget för att få struktur är att organisera, att ta ställning för om det är något jag behöver göra eller inte. Är det inte något jag behöver göra, bestämmer jag om jag kan kasta bort det eller om det är något som är bra att ha.
Är det något som jag behöver göra som tar mindre tid än två minuter, bör jag göra det omedelbart. Annars får jag ta ställning till om det är ett större projekt, något jag behöver input från någon annan för att kunna gå vidare eller om det ska direkt upp på min att-göra-lista.
En att-göra-lista, och bara en, är a och o för att vara strukturerad. Det är däremot livsfarligt att lägga in för stora saker där. Du ska kunna klara av varje sak i ett enda steg. Annars blir uppgifterna övermäktiga. Dela upp stora saker i mindre deluppgifter. Sedan kan du kategorisera din att-göra-lista så att du bara ser det du ska göra just nu. Exempel på kategorier kan vara projekt, sammanhang och tidsåtgång.
När du har organiserat är det så mycket lättare att fokusera, att ta ställning till vad som behöver göras och när. Att prioritera blir också enklare.
David lärde oss att det är bra att se vad som kan automatiseras eller halvautomatiseras. Ett sätt att göra det på är att skriva checklistor samtidigt som du gör en mer komplicerad uppgift. Då blir det mycket lättare att göra uppgiften nästa gång.
– En tom inkorg i mejlprogrammet är en euforisk känsla eller som ett glas champagne, berättade David att han hade haft kursdeltagare som sagt. Och tog många till sig. På fikarasten idag hörde jag personer som redan satt igång att tömma inboxen.
Nu ser vi alla fram emot en mer strukturerad vardag med mindre stress.
Tack för en tänkvärd och lärorik workshop!
Skrivet och fotat av Inger Ekström
