Minnesanteckningar från heldagsmöte med BiSam-arbetsgrupp, prefekter och arbetsgrupper 2009-10-02

Närvarande:

  • Dan E Nilsson
  • Anders Tunlid
  • Anders Hedenström
  • Carin Jarl Sunesson
  • Eivor Terne
  • Christer Löfstedt
  • Susanne Widell
  • Claes Wohlfart
  • Ingvar Kärnefelt
  • Almut Kelber
  • Olle Anderbrant
  • Bengt Hansson
  • Bodil Sjögreen
  • Christer Brönmark
  • Erling Jirle
  • Lars Hederstedt
  • Henrik Smith
  • Jep Agrell
  • Marie Dacke
  • Monica Pardon
  • Rita Wallén
  • Sven-Axel Bengtson
  • Torbjörn Tyler
  • Torbjörn Säll
  • Marcus Ljunggvist

Presentation av arbetsgruppernas arbete

I Grundutbildning – Carin presenterar gruppens arbete.

De viktigaste frågorna är

  1. Hur skall vi bli bättre på att rekrytera studenter?
  2. Hur skall vi bibehålla och utveckla kvaliteten på vår utbildning?
  3. Hur skall vi klara ekonomin framöver?
  4. Hur skall organisationen se ut för att GU skall fungera optimalt?

Det finns en OTYDLIGHET vart pengarna i systemet tar vägen. Detta är ett problem. Ca 1/3 av beloppet per helårsstudent hamnar på kursen. OH och hyror är de största kostnaderna.

II Forskarutbildning – Anders Hedenström presenterar gruppens arbete

Gruppens förslag grundar sig bl a på de forskningsutvärderingar som nyligen gjorts.
Gruppen har inte diskuterat frågan om att inrätta forskarskolor.
Ämnesansvaret och organisationen diskuteras liksom de tre olika förslagen på ämnesindelning.
Christer menar att forskarutbildningen inte kan ersättas av forskarskolor. Externa pengar till forskarskolor gäller endast under ett antal år, sen skall den reguljära verksamheten stå för satsningen.

III Infrastruktur – Christer presenterar gruppens arbete

En arbetande infrastrukturgrupp under institutionsstyrelsen/prefekten anser alla vara en nödvändighet.
Utrustning och OH diskuteras. Diskuteras också om vem som kommer att finansiera dyrbar utrustning framöver och att vi själva måste bekosta att ersätta utrustning. Det finns en hel del utrustning som är gammal och behöver ersättas.

IV Organisation – Dan presenterar gruppens arbete

En stor fråga är om tjänsterna skall vara placerade centralt eller på enheter. Christer anser att de skall ligga centralt på institutionen.

Christer ser på sitt uppdrag som ny prefekt

Christer säger sig vara glad och hedrad över uppdraget, men också ödmjuk. Biologin står inför stora utmaningar och hur institutionssammanslagningen konkret skall gå till är långt ifrån klart. Han vill vara en synlig prefekt och bedriva ”Management by walking around”, det är viktigt att som akademisk ledare inte förlora kontakten med den egentliga verksamheten och själv avser han bedriva forskning på halvtid även som prefekt.

Visionerna för biologin innefattar både himmel och helvete! Som evolutionsbiolog ligger det nära till hands att erinra sig Den Röda Drottningens Princip: I likhet med Alice i Spegellandet måste vi springa det fortaste vi kan för att bli kvar på samma plats. Världen omkring oss och våra konkurrenter står inte stilla. Det finns en rad hot mot biologin som vi måste förhålla oss till, exempelvis ”den strategiska forskningspolitiken” som innebär möjligheter men också risk för slöseri och utarmning av andra verksamheter. Om vi ingenting gör riskerar vi att tappa studenter till LTH, SLU m fl, vi riskerar få mindre fakultets- och GU-anslag då andra fakulteter inom LU vill ha en större del av kakan och muséerna riskerar bli isolerade på Gastelyckan – när de borde integreras med övrig biologi. Negativa stämningar kan om de får fotfäste snabbt sprida sig och bli ett allvarligt internt hot mot verksamhet, värre än de externa hoten.

Men Christer vill vara optimist och ser stora möjligheter till vitalisering av biologin i och med institutionsbildningen. Som biolog är det lätt att se att biologin i Lund är viktig, men det gäller att sprida den insikten till andra inom och utom universitetet. Vi bör sträva efter samarbeten med miljövetare, kemister, LTH, medicinare, SLU, Artdatabanken m fl och träffa tydliga avtal om vår medverkan i olika utbildningsprogram etc– till ömsesidig nytta. Biologin skall inte nödvändigtvis bli större, men bättre vad gäller forskning, utbildning och arbetsglädje.

Vi skall eftersträva klarare spelregler och tydlighet, det skall vara fokus på verksamheten, doktoranderna kan involveras mer i kurser, seminarier och i institutionens planering.

Organisationen skall vara platt med central koll på pengarna. Med effektiv organisation, undvikande av dubbelarbete och bättre lokalutnyttjande kan resurser frigöras för verksamheten.

Christer avser att gå runt bland forskargrupperna för att identifiera vilka som fungerar bra och om möjligt stimulera till samverkan och nya initiativ. Internationalisering är viktig både vad gäller samarbeten och måttstockar för den egna verksamheten.

Kort sammanfattning av eftermiddagens diskussion

Ämnen

Det skall inte vara murar mellan GU-FU-forskning, ett ämnesråd för respektive ämne kan finnas.
Sussi: Byt ut ämne mot ansvarsområde.
Christer: Administrationen skulle kunna vara i Biologisk grundutbildnings lokaler.
Anders T: Det är viktigt var vi sitter, vem vi sitter tillsammans med.
Ämnet är tillhörigheten. Vi har för mycket lablokaler – vi måste dela på dem, vem skall betala hyran och vem har arbetsmiljöansvaret då?
Lars H: Ta fasta på det som fungerar bra. Det är nu vi kan flytta personer eftersom en flytt ändå är på gång i vår/sommar.
Henrik: Det är nu vi har en chans att ändra, inte senare. Obs att ekologi också finns inom Geobiosfärsvetenskap.
Christer: Tror också att viljan till förändring finns nu.

Strategisk planering

Alla är överens om att vi inte skall ta extern hjälp när vi själva inte vågar fatta beslut. Däremot kan externa personer vara en hjälp med att få en ny fräsch syn på verksamheten, de kan ha en rådgivande funktion. En strategigrupp skall finnas.
Vem diskuterar de stora strategiska frågorna som rör stora omfördelningar av resurser? Fakulteten gör det ej, ej heller institutionen.
Pensionsavgångarna framöver, vi måste ha en strategi för dessa.

Organisation av administrativt stöd

Det finns olika syn på var detta skall placeras, centralt eller ute på enheterna. Administrativ service och administrativt stöd är inte samma sak.

Lars H: Vi vill ha båda. Ekonomi och budget kan vara centralt, annat kan utlokaliseras.
Christer: Det finns ett stort behov av hjälp med ToR, personalfrågor, disputationsfrågor m m.
Monica: Skilj på service och stöd. Du kan få det du är beredd att betala för.
Marcus: Doktoranderna lägger alldeles för mycket tid på det administrativa.
Lars H: Det blir dåligt skött om alla skall göra allt själv.
Henrik: Det blir svårt att få ut mer resurser till administrativ personal.
Anders T: Vi orkar inte söka alla de pengar som vi skulle kunna söka. Delar av dessa ansökningar skulle kunna skötas av administrativ personal, vi skulle kunna bygga upp en struktur för detta.
Marcus: Efterlyser igen vart går OH?
Christer: Identifiera arbetsuppgifter som kan utgå.
COB: här sitter en som t ex är personalansvarig ute i verksamheten, personen ger samtidigt ett adm stöd. Man kan alltså ha decentraliserade personer med centrala uppgifter.
Monica: Personalsamordnaren måste sitta centralt.
Marcus: Kvittar var de sitter så länge kommunikationen inte fungerar. Hur skall det fungera i en stor organisation om det inte fungerar i en mindre?

Lokaler

Dan: Det finns lab som används dåligt. Många har sina egna lab.
Almut: En infrastrukturgrupp skall ansvara för effektivt lokalutnyttjande.
Anders T: Ett sparincitament måste finnas för att lämna lokaler. Det finns gammalt skräp, utrustning lite varstans på lab och i källare. Ser inte trevligt ut.

Hur går vi vidare?

Hittills har vi diskuterat möjligheter, nu måste vi fatta beslut. Vem fattar besluten?
Nu har det varit ett beslut där fakultetsstyrelsen/dekanus har gett ett uppdrag till sittande prefekter att planera för en gemensam institution. Prefekterna har delegerat detta arbete till BiSam-gruppen.
Det är inte lämpligt att sittande prefekter beslutar om den nya organisationen. Därför har BiSam-gruppen diskuterat detta med prefekterna, med tillträdande prefekten Christer och med dekanus. Man har kommit överens om att dekanus ger Christer delegation på att besluta om hur den nya organisationen skall se ut och inför varje beslut informera prefekterna.

Dan meddelar att BiSam-gruppen har slutfört sitt arbete med att dagens underlag blivit färdigt. Nu är det upp till Christer att bestämma vilken hjälp han behöver fram till 1 jan. Dan tackar BiSam-gruppen och arbetsgrupperna för arbetet.

Christer tar över och tackar Dan. Christer ber BiSam-gruppen att arbeta vidare med honom. Christer blir alltså nu ordförande i BiSam-gruppen. Han ber sittande prefekter att arbeta tillsammans med honom med avvecklingen av de gamla institutionerna.

Arbete som skall göras nu: budgeten är på gång. En valberedning jobbar nu med att få ledamöter till den nya institutionsstyrelsen.
Ett konkret förslag till struktur för den nya institutionen skall göras och kommuniceras med verksamheten. I mitten av november bör ett beslut vara klart.

Namnfrågan: Den nya institutionen skall heta BIOLOGISKA INSTITUTIONEN, DEPARTMENT OF BIOLOGY. Vad är BIOLOGICENTRUM? Det är namn på husen, men namnen kan vara Ekologihuset respektive Biologihuset som nu.

Vad måste vara klart till 1 jan?
Prefekterna träffas på tisdag för att diskutera bl a detta.
FU-ämnen är ej högsta prioritet.
Kursplaneringen är klar för våren.
Ny organisation om vilka nämnder som skall finnas skall vara klart.
Personalansvaret skall vara klart.
Informationen till verksamheten är viktig – alla skall tvångsanslutas till ANSLAGSTAVLAN så att information kan skickas ut där.

Arbetsgruppernas utredningsmaterial läggs snart på vår Blogg. Eivor avvaktar svar från grupperna om när materialet kan läggas ut. FU o Infrastruktur klara för utläggning.

Anteckningarna har gjorts av Eivor Terne.

Det här inlägget postades i Arbetsgrupper, Händelser, Lägesrapporter, Prefekt. Bokmärk permalänken.

Kommentarer inaktiverade.